Guia · Gestão de pessoal
Guia para contratar o primeiro trabalhador
Resposta direta: antes de o primeiro trabalhador iniciar funções, a entidade empregadora deve preparar o vínculo, reunir os dados necessários, comunicar a admissão à Segurança Social e organizar o processamento salarial. Também deve definir quem comunica férias, faltas, horas extra e alterações ao longo de cada mês.
Este guia destina-se: empresas e empresários que vão contratar pela primeira vez ou que pretendem reorganizar a comunicação entre gestão, trabalhadores e contabilidade.
Quando deve ser comunicada a admissão?
A regra geral indicada pela Segurança Social é a comunicação nos 15 dias anteriores ao início da atividade do trabalhador. Existem situações específicas com regras próprias. A admissão não deve ser deixada para o momento em que se prepara o primeiro salário.
Que informação é necessária?
- Identificação completa do trabalhador.
- Data de início e tipo de vínculo.
- Função, horário e local de trabalho.
- Remuneração base e outras componentes acordadas.
- Subsídio de refeição e respetivo modo de pagamento.
- IBAN e informação fiscal necessária.
- Dados relativos ao contrato que devam ser comunicados ou registados.
Quem deve preparar o contrato?
O processamento salarial e as comunicações contributivas não substituem assessoria jurídica laboral. Quando o vínculo, as cláusulas ou a organização do tempo de trabalho exigirem análise jurídica, o contrato deve ser preparado ou revisto por profissional habilitado.
A contabilidade precisa, contudo, de receber a informação contratual relevante para processar corretamente remunerações e contribuições.
Como se organiza o processamento salarial?
Antes do primeiro mês, devem ser definidos o calendário e a forma de comunicação das variáveis. O responsável interno deve enviar faltas, férias, horas extra, prémios, comissões, baixas e outras alterações até à data acordada. Mudanças comunicadas depois do processamento podem obrigar a correções.
O que muda com a Simplificação do Ciclo Contributivo?
O novo modelo contributivo está a ser implementado de forma faseada. A Segurança Social passa a apoiar-se mais na continuidade dos dados contratuais e no apuramento automático, concentrando a intervenção da entidade empregadora na validação da informação e na gestão das exceções.
Isso aumenta a importância de manter contratos, remunerações base, alterações e cessações devidamente atualizados.
Que custos devem ser previstos?
O custo de um trabalhador não se limita ao valor líquido recebido. A empresa deve considerar remuneração bruta, contribuições, subsídios, seguros, formação, equipamentos e outros encargos associados. Uma previsão anual ajuda a evitar que a contratação seja decidida apenas com base no salário mensal.
Que rotina deve existir todos os meses?
- Confirmar trabalhadores ativos e alterações contratuais.
- Enviar variáveis salariais dentro do prazo interno.
- Validar os recibos antes do pagamento.
- Efetuar os pagamentos e manter os comprovativos.
- Conferir declarações e valores contributivos.
- Comunicar imediatamente admissões, suspensões e cessações.
Que erros são frequentes?
- Comunicar a admissão depois do início do trabalho.
- Não identificar corretamente todas as componentes remuneratórias.
- Enviar horas extra, faltas ou baixas depois do fecho salarial.
- Manter dados contratuais desatualizados.
- Confundir processamento salarial com aconselhamento jurídico laboral.
Fontes oficiais e conteúdos relacionados
Consulte a informação da Segurança Social sobre a admissão de trabalhadores e a Simplificação do Ciclo Contributivo.
Veja também o que organizar no início da empresa.
O serviço de gestão administrativa de pessoal e processamento salarial pode ser ajustado ao número de trabalhadores e ao circuito de informação da empresa.
Conceitos relacionados
Remuneração base · Recibo de vencimento · Retenção na fonte · Contribuição · DMR