Guia · Organização documental
Guia da documentação mensal para a contabilidade
Resposta direta: todos os meses, a contabilidade precisa dos documentos de vendas, das faturas e comprovativos de despesas, dos extratos bancários completos, dos movimentos de plataformas digitais e dos elementos salariais, quando existam trabalhadores. O objetivo não é acumular ficheiros: é permitir que cada movimento seja identificado, conferido e registado no período certo.
Este guia destina-se: sociedades, Empresários em Nome Individual, trabalhadores independentes e negócios online que pretendam criar uma rotina documental previsível.
Que documentos comprovam as vendas e os rendimentos?
Devem ser reunidas as faturas, faturas-recibo, recibos, notas de crédito e outros documentos emitidos no período. Os documentos anulados também devem permanecer identificados. Quando existe software de faturação, a exportação e a comunicação fiscal não substituem necessariamente a conferência dos documentos e dos valores recebidos.
Nos negócios online, junte igualmente os relatórios das plataformas de venda, das subscrições e dos meios de pagamento. Uma transferência bancária da plataforma pode agrupar várias vendas, descontar comissões ou incluir reembolsos; por isso, o valor recebido nem sempre corresponde diretamente à faturação.
Que documentos de despesas devem ser enviados?
Inclua as faturas de fornecedores, rendas, seguros, serviços profissionais, comunicações, software, deslocações, portagens, combustíveis, materiais e outras aquisições relacionadas com a atividade. O documento deve identificar corretamente o adquirente e permitir perceber a natureza da despesa.
Um comprovativo de pagamento, por si só, não substitui a fatura. Quando existir dúvida sobre a relevância contabilística ou fiscal de uma despesa, é preferível enviá-la com uma nota explicativa e deixar a análise para a equipa responsável.
Porque são necessários os extratos bancários completos?
Os extratos permitem reconciliar os registos com os pagamentos e recebimentos efetivos. Devem abranger o período completo e todas as contas utilizadas na atividade. Listagens parciais, capturas de ecrã ou apenas os movimentos selecionados dificultam a identificação de diferenças.
Também devem ser explicados os movimentos que não resultem de uma venda ou despesa normal: entradas dos sócios, reembolsos, empréstimos, transferências entre contas e pagamentos pessoais feitos por engano.
O que deve ser enviado quando existem trabalhadores?
As variáveis salariais devem chegar antes do processamento: faltas, férias, horas extra, prémios, comissões, baixas, admissões, alterações contratuais e cessações. O prazo interno deve ser acordado com antecedência, porque a preparação dos salários não deve depender da documentação contabilística entregue no fim do mês.
Que documentos novos não devem esperar pelo fim do mês?
Contratos de arrendamento, financiamentos, seguros, aquisição de viaturas ou equipamentos, subsídios, notificações da Autoridade Tributária, alterações da atividade e contratos com plataformas devem ser comunicados assim que surgem. Alguns documentos exigem análise antes de a operação produzir efeitos.
Como criar uma rotina que funcione?
- Utilize uma pasta por mês, com subpastas para vendas, compras, bancos, salários e outros documentos.
- Digitalize documentos em papel quando os recebe, sem esperar pelo fim do período.
- Separe as contas e os meios de pagamento pessoais dos utilizados na atividade.
- Defina uma data interna de envio e mantenha-a todos os meses.
- Acrescente uma nota curta aos movimentos que não sejam evidentes.
- Confirme que os relatórios das plataformas abrangem o mesmo período dos extratos bancários.
Checklist mensal
- Documentos emitidos e respetivas correções.
- Faturas e documentos das despesas.
- Extratos completos de todas as contas da atividade.
- Relatórios de plataformas e processadores de pagamentos.
- Elementos salariais e alterações relativas aos trabalhadores.
- Contratos, notificações e operações não habituais.
- Explicação de movimentos por identificar.
Fontes e conteúdos relacionados
As regras portuguesas de processamento, arquivo e conservação de faturas estão sistematizadas pela Autoridade Tributária na área de regras de faturação.
Consulte também como funciona o sistema contabilístico português e porque o lucro não corresponde ao dinheiro disponível.
Na Clave de Números, a organização documental integra o serviço de Contabilidade Certificada. O circuito é definido de acordo com o funcionamento real de cada cliente.
Conceitos relacionados
Reconciliação bancária · Conta corrente · Pagamento · Recebimento · Documento contabilístico