Guia · Encerramento anual
Guia para preparar o fecho contabilístico do ano
Resposta direta: antes de encerrar o exercício, a empresa deve conferir inventários, bancos, clientes, fornecedores, ativos, financiamentos, salários e documentos por entregar. O fecho não começa depois de 31 de dezembro: começa quando ainda é possível investigar diferenças e reunir comprovativos.
Este guia destina-se: empresas com contabilidade organizada que pretendam preparar o encerramento anual de forma gradual.
Porque o encerramento exige mais do que a documentação de dezembro?
Ao longo do ano podem ficar movimentos por identificar, faturas em falta, saldos antigos, contratos não enviados ou diferenças entre plataformas e bancos. O encerramento deve confirmar se as contas representam a realidade da empresa e se os elementos necessários ao apuramento contabilístico e fiscal estão disponíveis.
O que deve ser conferido nos bancos?
Todos os extratos devem estar completos e os saldos reconciliados. Transferências entre contas, financiamentos, entradas dos sócios, pagamentos pessoais e movimentos sem documento devem ser explicados. Cheques, cartões e processadores de pagamento também podem originar valores em trânsito.
Como preparar os saldos de clientes e fornecedores?
Confirme faturas por receber, pagamentos ainda não associados e saldos antigos. Do lado dos fornecedores, identifique documentos em falta, notas de crédito e adiantamentos. Saldos incorretos podem distorcer a posição financeira e dificultar a cobrança ou o pagamento.
Quem tem de comunicar inventários?
Segundo a Autoridade Tributária, a obrigação abrange, em termos gerais, entidades com sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em Portugal que disponham de contabilidade organizada e não estejam no regime simplificado de tributação. O inventário deve ser comunicado até ao final do mês seguinte ao último dia do exercício.
Mesmo quando não existem existências, pode ser necessário comunicar essa situação. A estrutura e a valorização exigidas devem ser confirmadas para o período em causa.
Como fazer a contagem de inventário?
- Defina uma data e interrompa ou controle os movimentos durante a contagem.
- Organize os artigos por local, referência e unidade.
- Registe quantidades efetivamente existentes.
- Identifique bens danificados, obsoletos ou pertencentes a terceiros.
- Confronte a contagem física com o sistema.
- Guarde os mapas e a explicação das diferenças.
Que ativos e contratos devem ser revistos?
Equipamentos, viaturas, obras, software, financiamentos, locações, seguros, subsídios e investimentos devem estar suportados por contratos e faturas. Também é importante identificar bens vendidos, abatidos ou que deixaram de estar em uso.
O que deve ser conferido relativamente a trabalhadores?
Valide remunerações, subsídios, férias, faltas, prémios, valores a pagar e situações que atravessem o final do ano. Confirme ainda se todos os vínculos, alterações e cessações foram devidamente comunicados.
O que é o dossiê fiscal?
Os sujeitos passivos abrangidos devem manter um processo de documentação fiscal por período de tributação, organizado com os elementos contabilísticos e fiscais aplicáveis. A sua constituição ocorre depois do encerramento, mas depende dos documentos e análises reunidos durante o ano.
Checklist de preparação
- Extratos bancários e reconciliações concluídas.
- Listas de clientes e fornecedores conferidas.
- Inventário contado, justificado e preparado para comunicação.
- Contratos, financiamentos e seguros atualizados.
- Ativos adquiridos, vendidos ou abatidos identificados.
- Documentos de trabalhadores e remunerações completos.
- Notificações, processos e operações excecionais comunicados.
- Movimentos pessoais ou dos sócios devidamente esclarecidos.
Fontes oficiais e conteúdos relacionados
Consulte as perguntas frequentes da AT sobre comunicação de inventários e o artigo 130.º do Código do IRC, relativo ao processo de documentação fiscal.
Leia também a checklist documental mensal.
O encerramento integra o serviço de Contabilidade Certificada e deve ser articulado com a organização documental do cliente.
Conceitos relacionados
Inventário · Depreciação · Acréscimo · Diferimento · Modelo 22 · IES · Dossiê fiscal